Izba Administracji Skarbowej w Katowicach prowadzi rozpoznanie rynku w celu dokonania zamówienia na „Odbiór i niszczenie dokumentacji niearchiwalnej i dokumentacji roboczej oraz skup makulatury„.

Do niniejszego postępowania na podstawie art. 2 ust. 1 nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2021, poz. 1129 ze zm.).

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest skup makulatury:

1. powstałej w wyniku niszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej kat. B, wytworzonej przez Izbę Administracji Skarbowej oraz podległe jednostki województwa śląskiego,

2. dokumentacji roboczej (kopie, brudnopisy itp.), a także zdezaktualizowane druki, prasa itp.,

3. pozostałości po zniszczonych przez pracowników jednostek dokumentach (w formie „ścinków").

Zamawiający prognozuje, że w okresie obowiązywania umowy przekaże:

- dokumentacji niearchiwalnej kat. B – ok. 9 500 mb

- dokumentacji roboczej – ok. 30 000 kg

Zamawiający informuje, iż wskazane wyżej ilości są szacunkowe i służą do wyłonienia najkorzystniejszej oferty cenowej. Zamawiający nie jest zobowiązany do zlecenia realizacji usługi na wskazaną powyżej ilość.

Usługa obejmuje:

1. odbiór i niszczenie dokumentacji niearchiwalnej kat. B oraz dokumentacji roboczej zgodnie ze wskazanymi poniżej warunkami:

a) Wykonawca, po otrzymaniu od Zamawiającego zlecenia odbioru dokumentacji, zgłasza się po odbiór dokumentów w uzgodnionym wcześniej terminie; w przypadku niezrealizowania odbioru we wskazanym terminie z przyczyn niezależnych od Wykonawcy (po pisemnym poinformowaniu Zamawiającego) zostanie uzgodniony kolejny termin odbioru tej części zlecenia;

b) w siedzibie Izby Administracji Skarbowej w Katowicach lub jednostki podległej Izbie Administracji Skarbowej pracownik Wykonawcy dokonuje plombowania odbieranych dokumentów oraz przekazuje spis plomb nadzorującemu odbiór pracownikowi Działu Archiwum lub osobie upoważnionej.

c) Wykonawca niszczy nośniki papierowe zgodnie z normą DIN 66399 do przynajmniej trzeciego stopnia utajnienia i dokumentuje proces niszczenia dokumentacji niearchiwalnej kat. B w formie nagrania lub – w wyjątkowych przypadkach i za zgodą Zamawiającego - umożliwia upoważnionemu pracownikowi Zamawiającego obserwowanie ww. procesu.

d) po zakończeniu procesu niszczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w terminie do 5-go każdego miesiąca za odbiory zrealizowane w miesiącu poprzednim certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentacji oraz nagranie dokumentujące proces niszczenia (jeśli nie uczestniczył w nim przedstawiciel Zamawiającego) – nie dotyczy przekazanej dokumentacji roboczej;

2. odbiór pozostałości po zniszczonych przez pracowników Zamawiającego dokumentach (w formie „ścinków") lub makulatury w uzgodnionym wcześniej terminie;

3. ważenie – przy użyciu własnego sprzętu do ważenia – makulatury powstałej w procesie niszczenia dokumentacji, przekazanych przez Zamawiającego pozostałości po zniszczonych dokumentach oraz przekazanej makulatury;

4. sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu stosownego dokumentu (kwitu wagowego) zawierającego informacje o wadze wytworzonej makulatury w terminie do 5-go każdego miesiąca za odbiory zrealizowane w miesiącu poprzednim; Zamawiający uzna, że ww. termin zostanie dotrzymany w przypadku przekazania skanów wskazanych dokumentów na adres e-mail: kancelaria.ias.katowice@mf.gov.pl;

5. dokonanie opłaty za makulaturę na podstawie wystawionej przez Zamawiającego faktury w terminie 21 dni od jej otrzymania.

Miejsce realizacji zamówienia:

Dokumentacja przekazywana będzie przez Izbę Administracji Skarbowej w Katowicach oraz podległe jednostki woj. śląskiego, sukcesywnie, zgodnie z zapotrzebowaniem zgłaszanym przez jednostki.

Termin realizacji:

Termin realizacji przedmiotu zamówienia: od 01 stycznia 2022 r. do 30 listopada 2022 r.

Termin składania ofert: do dnia 17 grudnia 2021 r.

W dniu 21 grudnia 2021 r. opublikowano informację o złożonych ofertach oraz o wyborze najkorzystniejszej oferty.